Whistleblowing: Hvem kan følge opp på varsler?

Når bedrifter mottar et varsel, bør bedriften undersøke om det er hold i varselet. Bedrifter må følge opp varselet uavhengig og gi varsleren en mottakelseskvittering av varselet innen syv dager etter at varselet er mottatt. Det må gis feedback innen tre måneder fra mottakelseskvitteringen. Dersom det er hold i det det varsles om kan den utpekte personen eller avdelingen også være forpliktet til å iverksette ytterligere tiltak.

At den utpekte personen eller avdelingen gir varsleren en mottakelseskvittering og feedback er et viktig steg i prosessen kan illustreres med et eksempel fra Sverige, hvor en gruppe ambulansesjåfører varslet om mangler ved utstyret og et negativt arbeidsmiljø til bedriften. Som et resultat av bedriftens utilstrekkelige feedback kontaktet imidlertid medarbeiderne den aktuelle tilsynsmyndigheten og media.

Krav til utpekte personer eller avdelinger

Det nye Whistleblower direktivet stiller to krav som den utpekte personen eller avdelingen må oppfylle. For det første må den utpekte personen eller avdelingen være kompetent, og for det andre må de være upartiske. Bedrifter kan velge om varsler skal følges opp internt, eksternt eller gjennom en kombinasjon av begge. Ved ekstern oppfølgning bør bedrifter sikre at bestillingen av oppfølgningen er tydelig for alle involverte parter, og at disse informeres om at varselet følges opp eksternt.

Det er større sannsynlighet for at partene vil akseptere en utpekt person eller avdeling når medarbeiderne har tillit til at den valgte utpekte personen eller avdelingen er kompetente og upartiske. Det er også større sannsynlighet for at partene vil akseptere potensielle iverksatte tiltak som følge av varselet, når de har tillit til den utpekte personen eller avdelingen.

Vedrørende den utpekte personen eller avdelingens kompetanse vil varsling være nært knyttet opp mot personvern og anonymitet. Utpekte personer eller avdelinger bør derfor være kjent med de gjeldende personverns reglene. Andre kompetanser som også bør vurderes under valget av utpekte personer eller avdelinger kan være kunnskap om hva som utgjør et lovbrudd eller hvilke forpliktelser bedriften har i forhold til arbeidsmiljøet. Ytterligere kan ikke den utpekte personen eller avdelingen ha en interesse i den varslede saken. En utpekt person eller avdeling som er upartisk kan både bevisst og ubevisst danne seg en mening som er partisk og ikke faktuell. Dette kan for eksempel være en daglig leder, som ikke vil risikere å miste en nøkkelmedarbeider eller skade bedriftens rykte, eller en HR-sjef som er anklaget for seksuell trakassering og som vil beskytte seg selv.

Dette var nylig tilfellet i Norge, hvor en medarbeider i en kommune varslet om trakassering, mobbing og et generelt dårlig arbeidsmiljø på arbeidsplassen. I media kom det frem at to av partene medarbeideren hadde varslet om var utpekte personer i saken, hvilket gjorde de utpekte personene upartiske.

IUNO mener

Når det kommer til interne varslingskanaler og direktelinjer for varsling generelt, vil en god varslingsprosess med en kompetent og upartisk utpekt person eller saksbehandler ha betydning for arbeidsmiljøet som helhet. Hvis medarbeiderne ikke har tillit til varslingsprosessen kan dette resultere i konflikter, sykemeldinger, dårlig arbeidsmiljø eller ineffektivitet.

IUNO anbefaler at virksomheter velger en fast utpekt person eller avdeling til å følge opp varsler, for å gi medarbeiderne forutsigbarhet. Bedrifter bør imidlertid vurdere både kompetanse og upartiskhet fra sak til sak, da det kan oppstå konflikter i enkeltsaker. Ved tvil bør bedrifter ta i bruk eksterne utpekte personer eller avdelinger. Ytterligere anbefales bedrifter å loggføre saksprosessen i varslingssaker for å kunne redegjøre for og ettergå eventuell kritikk knyttet til avgjørelsene.

IUNO kan hjelpe bedrifter med alle aspekter vedrørende direktelinjer for varsling, les mer om dette her.

[Direktiv 2019/1937 av Europaparlamentet og Rådet av den 23. oktober 2019 om beskyttelse av personer som varsler brudd på EU-rette av 23. oktober 2019]