NO
HR-jus

Whistleblowing: Hvem kan følge opp på varsler?

logo
Jusnytt
calendar 17. januar 2021
globus Norge

Etter at en varsler har innberettet et varsel må bedrifter følge opp på varselet innen syv dager og underlagt visse krav. Det er derfor avgjørende at bedrifter velger den riktige utpekte personen eller avdelingen til å følge opp varselet. I påvente av implementeringen av det nye EU Whistleblower direktivet i de nordiske landene har vi tatt en nærmere kikk på hvilke vurderinger bedrifter bør gjøre i valget av den utpekte personen eller avdelingen.

Når bedrifter mottar et varsel, bør bedriften undersøke om det er hold i varselet. Bedrifter må følge opp varselet uavhengig og gi varsleren en mottakelseskvittering av varselet innen syv dager etter at varselet er mottatt. Det må gis feedback innen tre måneder fra mottakelseskvitteringen. Dersom det er hold i det det varsles om kan den utpekte personen eller avdelingen også være forpliktet til å iverksette ytterligere tiltak.

At den utpekte personen eller avdelingen gir varsleren en mottakelseskvittering og feedback er et viktig steg i prosessen kan illustreres med et eksempel fra Sverige, hvor en gruppe ambulansesjåfører varslet om mangler ved utstyret og et negativt arbeidsmiljø til bedriften. Som et resultat av bedriftens utilstrekkelige feedback kontaktet imidlertid medarbeiderne den aktuelle tilsynsmyndigheten og media.

Krav til utpekte personer eller avdelinger

Det nye Whistleblower direktivet stiller to krav som den utpekte personen eller avdelingen må oppfylle. For det første må den utpekte personen eller avdelingen være kompetent, og for det andre må de være upartiske. Bedrifter kan velge om varsler skal følges opp internt, eksternt eller gjennom en kombinasjon av begge. Ved ekstern oppfølgning bør bedrifter sikre at bestillingen av oppfølgningen er tydelig for alle involverte parter, og at disse informeres om at varselet følges opp eksternt.

Det er større sannsynlighet for at partene vil akseptere en utpekt person eller avdeling når medarbeiderne har tillit til at den valgte utpekte personen eller avdelingen er kompetente og upartiske. Det er også større sannsynlighet for at partene vil akseptere potensielle iverksatte tiltak som følge av varselet, når de har tillit til den utpekte personen eller avdelingen.

Vedrørende den utpekte personen eller avdelingens kompetanse vil varsling være nært knyttet opp mot personvern og anonymitet. Utpekte personer eller avdelinger bør derfor være kjent med de gjeldende personverns reglene. Andre kompetanser som også bør vurderes under valget av utpekte personer eller avdelinger kan være kunnskap om hva som utgjør et lovbrudd eller hvilke forpliktelser bedriften har i forhold til arbeidsmiljøet. Ytterligere kan ikke den utpekte personen eller avdelingen ha en interesse i den varslede saken. En utpekt person eller avdeling som er upartisk kan både bevisst og ubevisst danne seg en mening som er partisk og ikke faktuell. Dette kan for eksempel være en daglig leder, som ikke vil risikere å miste en nøkkelmedarbeider eller skade bedriftens rykte, eller en HR-sjef som er anklaget for seksuell trakassering og som vil beskytte seg selv.

Dette var nylig tilfellet i Norge, hvor en medarbeider i en kommune varslet om trakassering, mobbing og et generelt dårlig arbeidsmiljø på arbeidsplassen. I media kom det frem at to av partene medarbeideren hadde varslet om var utpekte personer i saken, hvilket gjorde de utpekte personene upartiske.

IUNO mener

Når det kommer til interne varslingskanaler og direktelinjer for varsling generelt, vil en god varslingsprosess med en kompetent og upartisk utpekt person eller saksbehandler ha betydning for arbeidsmiljøet som helhet. Hvis medarbeiderne ikke har tillit til varslingsprosessen kan dette resultere i konflikter, sykemeldinger, dårlig arbeidsmiljø eller ineffektivitet.

IUNO anbefaler at virksomheter velger en fast utpekt person eller avdeling til å følge opp varsler, for å gi medarbeiderne forutsigbarhet. Bedrifter bør imidlertid vurdere både kompetanse og upartiskhet fra sak til sak, da det kan oppstå konflikter i enkeltsaker. Ved tvil bør bedrifter ta i bruk eksterne utpekte personer eller avdelinger. Ytterligere anbefales bedrifter å loggføre saksprosessen i varslingssaker for å kunne redegjøre for og ettergå eventuell kritikk knyttet til avgjørelsene.

IUNO kan hjelpe bedrifter med alle aspekter vedrørende direktelinjer for varsling, les mer om dette her.

[Direktiv 2019/1937 av Europaparlamentet og Rådet av den 23. oktober 2019 om beskyttelse av personer som varsler brudd på EU-rette av 23. oktober 2019]

Når bedrifter mottar et varsel, bør bedriften undersøke om det er hold i varselet. Bedrifter må følge opp varselet uavhengig og gi varsleren en mottakelseskvittering av varselet innen syv dager etter at varselet er mottatt. Det må gis feedback innen tre måneder fra mottakelseskvitteringen. Dersom det er hold i det det varsles om kan den utpekte personen eller avdelingen også være forpliktet til å iverksette ytterligere tiltak.

At den utpekte personen eller avdelingen gir varsleren en mottakelseskvittering og feedback er et viktig steg i prosessen kan illustreres med et eksempel fra Sverige, hvor en gruppe ambulansesjåfører varslet om mangler ved utstyret og et negativt arbeidsmiljø til bedriften. Som et resultat av bedriftens utilstrekkelige feedback kontaktet imidlertid medarbeiderne den aktuelle tilsynsmyndigheten og media.

Krav til utpekte personer eller avdelinger

Det nye Whistleblower direktivet stiller to krav som den utpekte personen eller avdelingen må oppfylle. For det første må den utpekte personen eller avdelingen være kompetent, og for det andre må de være upartiske. Bedrifter kan velge om varsler skal følges opp internt, eksternt eller gjennom en kombinasjon av begge. Ved ekstern oppfølgning bør bedrifter sikre at bestillingen av oppfølgningen er tydelig for alle involverte parter, og at disse informeres om at varselet følges opp eksternt.

Det er større sannsynlighet for at partene vil akseptere en utpekt person eller avdeling når medarbeiderne har tillit til at den valgte utpekte personen eller avdelingen er kompetente og upartiske. Det er også større sannsynlighet for at partene vil akseptere potensielle iverksatte tiltak som følge av varselet, når de har tillit til den utpekte personen eller avdelingen.

Vedrørende den utpekte personen eller avdelingens kompetanse vil varsling være nært knyttet opp mot personvern og anonymitet. Utpekte personer eller avdelinger bør derfor være kjent med de gjeldende personverns reglene. Andre kompetanser som også bør vurderes under valget av utpekte personer eller avdelinger kan være kunnskap om hva som utgjør et lovbrudd eller hvilke forpliktelser bedriften har i forhold til arbeidsmiljøet. Ytterligere kan ikke den utpekte personen eller avdelingen ha en interesse i den varslede saken. En utpekt person eller avdeling som er upartisk kan både bevisst og ubevisst danne seg en mening som er partisk og ikke faktuell. Dette kan for eksempel være en daglig leder, som ikke vil risikere å miste en nøkkelmedarbeider eller skade bedriftens rykte, eller en HR-sjef som er anklaget for seksuell trakassering og som vil beskytte seg selv.

Dette var nylig tilfellet i Norge, hvor en medarbeider i en kommune varslet om trakassering, mobbing og et generelt dårlig arbeidsmiljø på arbeidsplassen. I media kom det frem at to av partene medarbeideren hadde varslet om var utpekte personer i saken, hvilket gjorde de utpekte personene upartiske.

IUNO mener

Når det kommer til interne varslingskanaler og direktelinjer for varsling generelt, vil en god varslingsprosess med en kompetent og upartisk utpekt person eller saksbehandler ha betydning for arbeidsmiljøet som helhet. Hvis medarbeiderne ikke har tillit til varslingsprosessen kan dette resultere i konflikter, sykemeldinger, dårlig arbeidsmiljø eller ineffektivitet.

IUNO anbefaler at virksomheter velger en fast utpekt person eller avdeling til å følge opp varsler, for å gi medarbeiderne forutsigbarhet. Bedrifter bør imidlertid vurdere både kompetanse og upartiskhet fra sak til sak, da det kan oppstå konflikter i enkeltsaker. Ved tvil bør bedrifter ta i bruk eksterne utpekte personer eller avdelinger. Ytterligere anbefales bedrifter å loggføre saksprosessen i varslingssaker for å kunne redegjøre for og ettergå eventuell kritikk knyttet til avgjørelsene.

IUNO kan hjelpe bedrifter med alle aspekter vedrørende direktelinjer for varsling, les mer om dette her.

[Direktiv 2019/1937 av Europaparlamentet og Rådet av den 23. oktober 2019 om beskyttelse av personer som varsler brudd på EU-rette av 23. oktober 2019]

Motta nyhetsbrevet vårt

Anders

Etgen Reitz

Partner

Sofie

Aurora Braut Bache

Advokat

Lignende

logo
HR-jus

11 september 2022

Insideren ble outsideren

logo
HR-jus

28 august 2022

Å utvelge krets, eller å ikke utvelge krets

logo
HR-jus

12 juni 2022

Aleneforsørger kunne stå i stilling tross avskjedigelse

logo
HR-jus

29 mai 2022

Bedrifter fikk ikke gjøre trekke for kostnader i medarbeidernes tips

logo
HR-jus

8 mai 2022

Nye tiltak for å hjelpe bedrifter å ansette personer fra Ukraina

logo
HR-jus

24 april 2022

Nye regler for hjemmekontor

Laget

Akina

Ørum Masaki

Juridisk rådgiver

Alexandra

Jensen

Juridisk rådgiver

Amalie

Starup Poulsen

Juridisk rådgiver

Anders

Etgen Reitz

Partner

Cecillie

Groth Henriksen

Advokatfullmektig

Emma

Sandner

Junior juridisk assistent

Johan

Gustav Dein

Advokatfullmektig

Julie

Meyer

Kommunikasjon assistent

Katrine

Matilde Ahlberg Purhus

Advokatfullmektig

Kirsten

Astrup

Advokat

Sofie

Aurora Braut Bache

Advokat

Søren

Hessellund Klausen

Partner